事例紹介
データの一元管理で人事労務が見える化し、新たな業務フローを標準化
POINT
・データの一元管理で手続きの短縮とタイムリーな進捗管理が可能に!
・人事労務業務の見える化と、ペーパーレス化、業務フローの標準化を実現
取組イメージ
![取組イメージ](./uploads/case_studies/0140.png)
課題内容
〇地域密着型の整形外科診療・リハビリテーションを提供しているが、紙の管理が中心の人事労務業務に課題を抱えていた。
・人事に関わる書類が紙管理のため、「書類がそろっていない」「従業員のマイナンバーを管理できていない」などの資料管理が煩雑になっていた。
・身上変更手続きや有休申請も紙で行っており、上司が忙しいと渡しづらいという課題があった。
・年末調整は1年に1度しか行わず記憶に残りにくいため、必要な書類が分からず困っていた。
実施概要
〇クラウド人事労務ソフトを導入し、紙管理の書類をデータで一元管理した。
〇申請書類の承認は印鑑からシステム上で承認を行えるようにした。
〇制服などの貸与品の情報もクラウド人事労務ソフトに入力し、一元管理した。
〇年末調整はアンケート形式で回答していく方法に変更した。
効 果
〇データを一元管理したことで、手続き自体の短縮とタイムリーな進捗管理が行えるようになった。管理部門には人数が少なく兼務している人が多かったが、人事労務業務が見える化でき、業務の進捗を把握しやすくなった。
〇申請書類がシステム化されたことで、ペーパーレス化を実現した。
〇年末調整では不足している書類が分かりやすくなり、スムーズに対応できた。
〇入社手続きなどの業務フローを標準化したことで、事業が拡大しても対応できる体制づくりを進めることができた。
苦労点
「面倒」という意見が出ると予想し、「最初は少し手間だけど、あとで絶対楽になる」と声がけをして浸透を図った。
ITツール
使用ツール | SmartHR > |
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取り扱い企業 | 株式会社SmartHR > |
ツール概要 | 人事・労務の業務効率化から、従業員情報までを一元管理 |
補助金活用
課題分類
業務プロセスの効率化
DX実践の目的
バックオフィス
参照:株式会社SmartHR. “魅力ある就業環境にはIT化が必須。意識向上につながる業務改革”. SmartHR 導入事例. https://smarthr.jp/case/osuga-orthopaedics, (参照 2023-11-21)