事例紹介
情報をデータ化、チャットアプリ経由の共有により部署横断型コミュニケーションを実現
POINT
・データによる情報共有で、ペーパーレス化や時間ロスの改善を実現
・部署間の活発な情報共有や業務連携を実現
・スタッフが即座に具体的な行動に移せ、ビジネスのスピード向上
取組イメージ
課題内容
〇ステンレス製品の製造会社として国内外に製品を送り出しているが、紙ベースかつ縦割型のコミュニケーションが事業拡大の課題であると感じ、「部署横断型コミュニケーションが取れる仕組み」を模索していた。
・紙ベースでの情報共有では、担当者不在など対面するまでに時間のロスが生じており、ペーパーレス化とともに円滑なコミュニケーションが必要だった。
・縦割型のコミュニケーションでは、社長の指示をそれぞれの担当部署が単独で実行する事が多く、部署間の情報共有や業務連携の不足により、仕事の発展の障害になっていた。
実施概要
〇ペーパーレス化の推進と円滑なコミュニケーションを目指し、チャットアプリを導入した。
〇少人数で使い始め、その後まずは簡単な社内の回覧情報を共有した。
〇紙資料をデータとして保存、チャットアプリ経由で共有するようにした。
〇改善提案の場も、月に一度行っていた全体会議から、各部署からいつでもチャットアプリを通じて多くの意見を出せるようにした。
〇議事録などの情報をチャットアプリに掲載し、場所と時間を問わず確認できるようにした。
〇カタログの改訂は、修正要望を書き込んだ紙の管理から、チャットアプリでの管理に変更した。
効 果
〇データによる情報共有でペーパーレス化と対面による時間ロスの改善を実現した。
〇部署の垣根を越えた情報共有や業務連携を実現し、業務改善提案などの部署間での意見交換が活発になった。
〇外出の多い営業スタッフなども即座に情報を把握でき、議論のスタート地点が一緒になったことで、翌日から具体的な行動(業務改善、製品開発など)が起こせ、ビジネスのスピードが向上した。
〇カタログ改訂時に、チャットアプリに集まった要望を確認しながら作業できるため、改訂個所の抜け・漏れがなくなった。
ITツール
使用ツール | Slack > |
---|---|
取り扱い企業 | 株式会社セールスフォース・ジャパン > |
ツール概要 | ビジネス向けコミュニケーションツール |
補助金活用
課題分類
固定費の削減
社内の働き方改革
DX実践の目的
コミュニケーション
参照:中小機構. “新潟の老舗企業で、アプリを活用した組織活性化に後継者が挑戦!”. ここからアプリ. 2020-3-6. https://ittools.smrj.go.jp/case/cp577f0000000iif.html, (参照 2023-12-22)