事例紹介
クラウド型グループウェア導入で、職員間の情報共有が円滑になり、介護サービスの質向上
POINT
・スマートフォン等で情報共有・確認が可能になり、円滑な情報伝達で漏れもなくなった
・事務作業を効率化し、本来業務に集中できたことにより、サービスの質向上
取組イメージ
![取組イメージ](./uploads/case_studies/0182.png)
課題内容
〇介護事業を営んでいるが、職員間の情報共有の方法に課題があった。
・スタッフは24時間365日交代で業務を行っており、メールで共有した申し送り事項の内容(体調管理、服用している薬、施設の状況など)は、出勤してパソコンで確認しているため、伝達に遅延が発生していた。
・利用しているメールは、1個のメールアカウントを全員で共有していたため、誰が読んだのか分からず、タイムラグや伝達漏れが発生していた。
・電話での情報共有は、個別に電話をしなければならず、情報が一対一でしか伝わらない、記録に残らないなどのデメリットがあった。
実施概要
〇費用プランが分かりやすく、導入費用も安価なことからクラウド型グループウェアを導入した。
〇メールで行っていた申し送り事項や電話で行っていた業務連絡を、クラウド型グループウェアの回覧・レポート機能で行うようにし、スマートフォンでも確認できるようにした。
〇申し送り事項に対して先輩がコメントや技術的なアドバイスを気軽にできるようにした。
〇全体研修や個別研修などの各種研修もグループウェア上で行えるようにした。
〇問題等が発生した際、次回の会議まで放置するのではなく、グループウェア上ですぐに議題として投稿し、意見やアドバイスを収集する仕組みをつくった。
効 果
〇事前にスマートフォンで情報(申し送り事項、入居者情報、来訪者スケジュールなど)を確認できるようになり、情報伝達が円滑になった。また事前に現場の情報を入手できることで、初動の対応や心の準備をしてから仕事に臨めるようになった。
〇既読・未読の分かる回覧・レポート機能を利用することで情報共有の確度が高まり、伝達漏れがなくなった。
〇先輩からのコメントやアドバイスを実践し、後輩の介護技術が向上した。
〇申し送り事項の作成など、本来の介護とは違う事務作業を効率化し、本来業務に集中する余剰時間ができて介護サービスの質が向上した。
〇グループウェア導入により業務効率が向上し、余剰時間を入居者とのコミュニケーションに充てることができ、介護サービスの質が向上、離職率も低下した。
〇研修場所の自由化や問題の早期解決を実現した。
ITツール
使用ツール | desknet’s NEO > |
---|---|
取り扱い企業 | 株式会社ネオジャパン > |
ツール概要 | Webベースのグループウェア |
補助金活用
課題分類
商品・サービスの質向上
社内の働き方改革
DX実践の目的
コミュニケーション
参照:中小機構. “24時間365日体制での交替勤務における引き継ぎ情報をグループウェアで確実に共有 | 導入事例 | ここからアプリ”. https://ittools.smrj.go.jp/case/cp577f0000000ry1.html, (参照 2023-11-1)