事例紹介
帳票作成の自動化や入力内容の標準化で業務の効率化&信頼性の向上を実現!
POINT
クラウド型販売管理システムの導入により
・書類作成を自動化し、作成に要する時間を大幅削減
・入力ミスが減ることで、修正作業がほぼゼロに削減
・入力情報のマスタ化で必要な情報を漏れなく集計し、信頼性の高いデータを取得
・入力チェックの範囲が絞られ、チェック体制を2名から1名に削減
取組イメージ
![取組イメージ](./uploads/case_studies/0208.png)
課題内容
〇翻訳・通訳事業、Web制作事業、人材派遣事業を手掛けているが、業務の標準化や経営分析に使用するデータの信頼性の確保に課題を感じていた。
・外貨・外国語対応が必要な翻訳会社に特有の課題として、見積書や請求書など帳票のバリエーションが非常に多く、作成の都度項目の変更があり、必要な項目が抜けているなど、単純ミスが発生していた。
・エクセルの入力統制の不十分さや、複数人利用でのデータの上書きや削除などで正しい集計が行えないなど弊害が発生し経営分析に用いるデータに信頼性がなかった。
・複数の部門にまたがって取引がある顧客から入金があった場合などは、各部門が管理しているエクセルを確認し、金額を見てどの部門へ入金するかを特定する必要があるため、2名体制でダブルチェックを行わなければならなかった。
実施概要
〇クラウド型販売管理システムを導入し、入力した見積条件ごとに帳票パターンが決まり、帳票が自動作成されるようにした。
〇入力画面上に注意事項を表示することや、入力画面単位での入力統制を行うことにした。
〇顧客情報、サービス項目、作業区分をマスタ化し、入力情報の標準化を行い、入力や過去データの検索がスムーズにできるようにした。
効 果
〇入力内容から適切な帳票パターンが自動作成されるため、これまでエクセルの項目を追加・削除しながら行っていた書類の作成時間が短縮された。
〇注意事項の表示や入力統制により、導入前に全体の1~2割あった修正作業がほぼゼロまで削減され、数値が置き換えられるリスクも軽減された。
〇入力情報のマスタ化により、必要な情報を抜けもれなく集計できるようになり、信頼性の高いデータで経営分析を行えるようになった。
〇情報を販売管理システムで一元管理できるようになり、各部門のエクセルを確認する必要がなくなり、複数部門の取引も一括で管理することが可能になった。
〇帳票類が自動作成されるため、チェックする範囲の限定が可能になり、2名体制から1名体制に変更し、コストを削減できた。
補助金活用
課題分類
経営判断の効率化・高度化
業務プロセスの効率化
DX実践の目的
バックオフィス
参照:株式会社ラクス. “業務のルール化やデータの一元管理によって業務効率が格段にアップしました!”. 「楽楽販売」の導入事例.https://www.rakurakuhanbai.jp/case/arccommunications.php, (参照 2023-12-25)