事例紹介
クラウド請求書受領システムの導入でペーパーレス化と請求支払い業務の効率化を実現
POINT
・総務経理部の請求・支払い業務に係る時間が約200時間から約40時間に短縮された
・自社に戻ることなく、請求書確認や承認行為が可能になった
取組イメージ
課題内容
〇土木・建築・舗装・営繕工事を手掛けているが、請求・支払い業務に課題があった。
・毎月300枚以上の紙の請求書が届き、受領・転記・仕訳・承認・保管などに多くの手間がかかっていた。
・現場担当者は自社で請求書を預かり、現場で確認後、自社に持参する必要があるため、時間がかかっていた。
・承認作業は、押印による承認のため、外出の多い承認者の場合、負担がかかっていた。また、紙ベースでのチェックのため破れや紛失のリスクがあった。
・総務経理部は、会計ソフトへの入力作業が多すぎるため、社内の環境改善に時間を割くことができなかった。
実施概要
〇クラウド請求書受領システムを導入して、請求書をデータで受領・保管した。また、システム上で回覧・集計し、会計システムにファイルを取り込んで、支払処理を行うようにした。
〇現場担当者の請求書確認を現地から実施できるようにした。
〇承認作業は電子承認を利用し、外出先からでも承認できるようにした。
効 果
〇総務経理部の請求書支払い業務にかかる時間が約8割削減(200時間から約40時間に短縮)された。
〇請求書業務のストレスがなくなり、社内の環境改善に取り組む時間を確保できるようになった。
〇紙での回覧や承認、支払い処理がなくなり、ペーパーレス化につながった。
〇現場担当者や承認者の移動に伴う無駄な時間を削減できた。
ITツール
使用ツール | TOKIUMインボイス > |
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取り扱い企業 | 株式会社TOKIUM > |
ツール概要 | 経費精算も一緒に管理できるペーパーレス請求書受領クラウド どんな形式の請求書でも、受領から保管までオンライン化とペーパーレス化が可能 |
補助金活用
課題分類
業務プロセスの効率化
社内の働き方改革
人手の確保・育成
DX実践の目的
バックオフィス
参照:株式会社TOKIUM. “DXに力を入れる大分県の建設会社がペーパーレス化で200時間削減!”. 導入事例. 2023-5-26. https://www.keihi.com/voice/matsui-gumi/, (参照 2024-3-5)