事例紹介
クラウド販売管理システムの導入で複数拠点の経理事務を効率化
POINT
・1日かかっていた経理事務作業が1~2時間に短縮(85%減)
・転記ミスなどが削減され、データの精度が向上
・人件費が削減され、経理事務に係るコストが80%削減
・顧客データを参照しやすくなり、購買履歴などに応じた提案が可能に
取組イメージ
課題内容
〇楽器販売事業をメインにしながら、技術スタッフによる楽器のメンテナンスやリペアを請け負っているが、拠点増加により経理事務が圧迫されるという課題があった。
・手書き台帳を用いてアナログ管理をしていたため、売掛台帳の記入から領収書の発行まで、品目や価格など同じ内容を6度も手書きする必要があった。
・拠点増加後も、各拠点で伝票を発行するなどアナログ管理を続けていたが、本社で集約する作業の手間や労力が膨らんでいた。
実施概要
〇クラウド販売管理システムを導入し、従来の管理体制と併用しながら、8カ月かけて移行した。
〇各拠点で台帳等に手書きで記載していた情報を、クラウド販売管理システム上に登録し、一元管理した。
効 果
〇1日かかっていた経理事務作業が1~2時間に短縮し(85%減)、転記ミスなどが削減され、データの精度が向上した。
〇手書き台帳を確認する手間が削減されたこと、売掛・入金をパソコン上で確認できるようになったことで、人件費が削減され、経理事務に係るコストが80%削減された。
〇過去のデータがパソコンで見やすくなったことで、顧客の傾向に応じた提案ができるようになった。
苦労点
社長発信で始めたデジタル化の動きに対して、現場スタッフの戸惑いがあったが、従来の体制と併用しながらシステム利用範囲を広げることで、ツールの効果を実感でき現場もデジタル化に納得できた。
ITツール
使用ツール | 弥生販売管理システム > |
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取り扱い企業 | 渡敬情報システム株式会社 > |
ツール概要 | 売上管理、在庫管理、注文書の作成などの販売管理業務を効率化し、データの安全性を高める様々な機能を備えたクラウドサービス |
補助金活用
小規模企業者元気づくり事業費補助金
課題分類
商品・サービスの質向上
顧客(取引先)との関係強化
業務プロセスの効率化
DX実践の目的
バックオフィス
参照:秋田県DX推進ポータルサイト. “社内のITインフラを整備して効率化を促進販売管理システムによる業務の省力化に成功”. 取組事例. https://digital.pref.akita.lg.jp/casestudy/p20220311120418, (参照 2024-3-5)