事例紹介

顧客管理の電子化で作業負担の軽減、高付加価値サービスの提供で顧客満足度向上

POINT

【有限会社ベラミステーション】

・顧客カルテ、領収書・請求書発行を一元管理し、作業時間を20％削減

・事務作業の負担軽減で時間的余裕が生まれ、顧客のニーズに合わせた効果的なサービスが提供できるようになり、顧客満足度が向上

・他企業の要望に応じたシステムを開発する新規ビジネスをスタート

取組イメージ

〇介護施設などへの出張理美容サービスを展開している。理美容スタッフが顧客カルテを手書きで作成していたため、過去の顧客データを探すのに時間を要していた。また、その場で領収書も手書きし、月に200～250枚発行していた。

〇事務担当者が顧客カルテからExcelに転記して請求書を発行する際に、顧客氏名などの入力ミスも多々あり、事務作業に時間がかかっていた。

〇顧客カルテシステムを構築し、紙の顧客カルテを電子化するとともに、入力した顧客情報から領収書・請求書が自動で発行できるよう、顧客カルテ、領収書・請求書発行を一元管理した。

効　果

〇理美容スタッフは領収書の発行作業が不要になり、事務担当者は請求書発行の転記作業がなくなった結果、作業時間を20％削減できた。

〇理美容スタッフは過去の顧客データを簡単に検索できるようになった結果、顧客のニーズに合わせた効果的なサービスが提供できるようになり、顧客満足度が向上した。

〇自社で構築したシステムを転用し、発注管理に課題を抱える他企業の要望に応じたシステムを開発した。IT事業を新規ビジネスとして立ち上げ、システムの販売及びサポートを手がけるようになった。

システム構築の初期段階では、必要な情報が登録されていなかったり、システムに不具合が発生し、顧客に迷惑をかけたりすることもあり、その都度修正を繰り返した。また、急いでいるときは慣れている紙で対応してしまうこともあり、従業員がシステムに慣れ、順調に稼働するまでは試行錯誤が必要だった。

新しい事業・サービスの創出

顧客（取引先）との関係強化

業務プロセスの効率化

バックオフィス