事例紹介

電子契約システムの導入で契約締結の時間短縮＆郵送業務を削減！

POINT

・契約締結までの時間が、1週間から最短1日に短縮

・契約書のペーパーレス化で郵送費、郵送作業を削減

・郵送による契約書の紛失などのトラブルが減少

取組イメージ

〇賃貸管理業務を営んでいるが、不動産業界は契約書など紙での管理が多く、煩雑な契約業務に課題を抱えていた。

・紙の契約書の郵送は1回ごとに郵送費がかかり、契約締結までに最短でも1週間が必要だった。また、「送ったのに届いていない」など顧客との郵送トラブルが起きると、契約締結まで更に時間を要していた。

・紙管理の煩雑な業務を行うために人を増やさないと業務が回らない状況だった。

・紙の契約書を保管する場所の確保に苦心していた。

〇電子契約システムを導入し、契約書の作成・送付・締結をオンラインで行い、紙の管理を減らした。

〇導入するにあたり顧客の理解・協力を得るため、比較的簡単な契約更新の内容から切り替えを実施した。

効　果

〇契約書のスムーズな受け渡しが可能となり、契約締結までにかかる期間が1週間から最短1日に短縮された。

〇電子契約になり郵送費が削減された。郵送での契約書の紛失や遅配などのトラブルが減り、契約ステータスが明確化できたことで確認や依頼がスムーズに行えるようになった。

〇郵送する際の封入作業や書類のファイリングなどの時間も削減され、業務を効率化できた。

物件の顧客によっては更新契約を電子契約で行うことにハードルを感じる方もいたが、事前に電子契約の理解と協力を得ることでスムーズな導入につなげることができた。

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ツール概要	当事者型と立会人型の電子署名が使える電子契約システム