事例紹介
クラウドツールで情報共有、紙ベースの業務をDXで効率化！
POINT
・事務作業の効率化が進み、残業時間を平均2時間/日からほぼゼロに削減
・ペーパーレス化により印刷用紙が半減、用紙代を大幅削減
・タブレット端末活用で時間短縮、1日当たりの対応現場数が増加
・顧客情報を全社員が即座に把握でき、対応力が高まったことで顧客満足度向上
取組イメージ
課題内容
〇住宅事業、大型マンションや公共施設などの建築事業をはじめ、ユニークで多角的な経営を行っていたが、情報共有の文化がなく、ITやDXとはかけ離れた状況が課題であった。
・社員が各自のパソコンで情報を管理しており、図面や顧客情報などが個々のパソコン内に分散しており、情報が属人化していた。
・各種申請業務や、パソコンのバックアップ用に保管している紙の資料を探し出すなど、紙ベースの業務に時間を費やしていた。
実施概要
〇情報の共有、セキュリティ、業務のスピード、ストレスフリーを念頭に置き、業務管理システム、ビジネスチャットツール、クラウドストレージの3つのツールを連携させた。
〇紙ベースで行っていたアナログな各種申請業務をデジタル化した。
〇作業現場では重たい紙の図面の代わりにタブレット端末を活用し、資料の確認や提出を端末上で行えるようにした。
効 果
〇各種申請から承認までにかかる時間を最短2日から最短10分に短縮、口頭やメールでのやり取りが短縮されるなど、事務作業が効率化されたことで、事務職の残業が平均2時間/日からほぼゼロになった。
〇月平均2万枚使用していた印刷用紙は1.15万枚に削減され、用紙代が大幅に削減された。
〇資料の確認や提出をタブレット端末で行えることで、会社と現場の往復回数が減った。時間に余裕が生まれ、1日で訪問できる現場が3箇所から5～6箇所に増加した。
〇顧客情報を全社員のパソコンから確認できるため、顧客情報を即座に把握できるなど顧客対応力が高まり、顧客満足度が向上した。
苦労点
ベテラン社員が疎外感や反感を覚えるのを防ぐため、システムへの対応力が高い若手社員ではなく、ベテラン社員から優先的にシステムをレクチャーした。指導は容易ではなかったが、勉強会や説明会は実施せず1対1でレクチャーすることで、円滑に社員への教育が行えた。
ITツール
| 使用ツール | AnyONE ＞ |
|---|---|
| 取り扱い企業 | エニワン株式会社 ＞ |
| ツール概要 | 建設業務効率化システム |
| 使用ツール | Slack ＞ |
|---|---|
| 取り扱い企業 | 株式会社セールスフォース・ジャパン ＞ |
| ツール概要 | ビジネス向けコミュニケーションツール |
補助金活用
課題分類
商品・サービスの質向上
固定費の削減
業務プロセスの効率化
DX実践の目的
バックオフィス
参照：独立行政法人中小企業基盤整備機構. “三種の神器”で「絶望的」から全国一のDX先進企業へ変貌【城善建設株式会社（和歌山県和歌山市）】”. 中小企業とDX. 2023-3-6. https://j-net21.smrj.go.jp/special/dx/20230306.html, (参照 2024-2-9)
参照：公益財団法⼈⽇本電信電話ユーザ協会. “中小企業のDX戦略を考える全国中小企業クラウド実践大賞と受賞企業の取り組み”. ICTソリューション紹介. 2022-3-25. https://www.jtua.or.jp/ict/solution/cloud/202204_01/, (参照 2024-2-9)