事例紹介
運行報告業務のクラウド化により管理業務効率化&ペーパーレスを実現
POINT
・運行報告業務のクラウド上でのデータの一元化により、管理業務を効率化
(運行実績入力2,3時間→0時間、月次報告30分→2,3分)
・運行指示書や運行日報などのペーパーレス化を実現(3000枚以上削減)
取組イメージ
課題内容
〇一般乗用旅客の自動車運送事業を行っているが、運行管理業務の多忙化に課題を抱えていた。
・日々の運行指示書や運行日報などは、全て手書きで作成されていた。特に、バス帰着後に、管理スタッフが2,3時間かけてドライバーが手書きで作成した運行実績を手作業でPCに入力するという膨大な業務が発生しており、管理業務の効率化が必要だった。
・1日あたり約80便分の運行指示書や約30枚の運行日報、点呼簿など様々な書類の量は、月に3000枚以上にも及び、ペーパーレス化も大きな課題だった。
実施概要
〇兼ねてから経営勉強会でつきあいのあった地元のシステム開発会社、顧問会計士や社労士に相談し、送迎バスの運行管理支援システムの導入を検討した。
〇すべてのアナログ業務のDX化やクラウド上でのデータの一元管理、運行中のトラブル通知などをポイントにIT導入補助金を活用し、運行管理支援システムを導入した。申請から導入までのわからない点については、IT導入支援者にサポートしてもらった。
〇管理スタッフやドライバーが日々作成する運行指示書や運行日報などの書類を手書きからPC・タブレット入力に変え、クラウド上にあげることで自動的に反映、確認できるようにした。
効 果
〇クラウド上で自動的に運行実績が反映されるため、バス帰着後に2,3時間かかっていた入力作業がなくなり、管理業務が効率化された。毎月の月次報告も自動で反映されるため、30分かかっていた作業が2,3分でできるようになった。
〇運行指示書や点呼簿はタブレット上に表示されるため、出力してドライバーに渡す必要がなくなり、運行指示書や運行日報などを3000枚以上削減できた。
苦労点
働き手は高齢者が多く、わかりやすいルールづくりやマニュアル作成などを行う必要があり苦労した。何度も検証を重ねて、マニュアルを修正し説明会を繰り返し、準備に半年ほど時間をかけて克服した。
ITツール
使用ツール | バス運行管理支援システムZ > |
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取り扱い企業 | 株式会社チームゼット > |
ツール概要 | 運行ルートのデータ作成やクラウド管理でペーパーレス化を実現 |
補助金活用
IT導入補助金
課題分類
固定費の削減
業務プロセスの効率化
社内の働き方改革
DX実践の目的
バックオフィス
参照:独立行政法人中小企業基盤整備機構. “コミタクモビリティサービス株式会社/IT導入補助金2021活用事例” . https://it-case.smrj.go.jp/2021/comitaku, (参照 2023-11-1)