事例紹介
複数システムの連携で業務効率化と売上アップを実現!
POINT
・定期購入の伝票発行の自動化を実現、データ管理により人的ミス・クレームも半減し、12時間かかっていた伝票発行業務を2時間に削減
・売上や受注数などをリアルタイムで確認
・繁忙期でも受注対応が可能となり、顧客数2割・売上1割UP
取組イメージ
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課題内容
〇食品製造や卸売り、通信販売を行っている。自社開発のシステムを用いて販売管理を実施していたが、事業が拡大するにつれ管理件数が増加、データ容量が増えたことでシステムの動作が遅くなり、電話対応で顧客をお待たせしてしまうなど、サービス提供に支障をきたしていた。
・通信販売では定期購入が多く、顧客ごとの希望日に合わせて発送しているが、オペレーションが複雑で既存の販売管理システムでは対応が難しくなっており、繁忙期に受注数を制限していた。
・既存の販売管理システムと経理業務が連携できておらず、数値の把握が困難であった。売上などの正確な会計データを確認するために会計士に依頼する必要があり、数値の確認までに1〜2カ月を要していた。
実施概要
〇クラウド型の販売管理システムを導入し、売上や受注数をリアルタイムで確認・管理できるようにした。
〇指定伝票発行システムを追加導入し、伝票の発行を自動化した。
〇販売管理システムと指定伝票発行システムを連携させ、定期購入の管理業務を自動化した。
効 果
〇販売管理システムをクラウド化し、システムの処理スピードが改善された。電話注文時のオペレーションが向上し、お客様をお待たせすることがなくなった。
〇伝票発行業務とのシステムの連動で手作業で伝票を発行していた作業が不要となり、自動化を実現した。商品間違いなどの人的ミスも解消されクレームも半減した。
〇2人がかりで12時間かかっていた伝票発行作業が2時間で完了できるようになり、 1日の発送処理できる件数が増加した。繁忙期でも受注対応が可能となったことで受注数が増え、顧客数2割、売上1割アップを実現した。
〇経理業務では、販売管理システムで売上や受注数などをリアルタイムで確認できるようになり、会計士への依頼が不要になった。
ITツール
使用ツール | PCA商魂DX > |
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取り扱い企業 | ピー・シー・エー株式会社 > |
ツール概要 | 販売管理業務に必要な機能を搭載したクラウド型販売管理システム |
使用ツール | 伝助 > |
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取り扱い企業 | 株式会社ヘキサード > |
ツール概要 | 販売管理データを使った印刷、伝票を表示しながら入力できる指定伝票発行システム |
補助金活用
IT導入補助金
課題分類
商品・サービスの質向上
経営判断の効率化・高度化
業務プロセスの効率化
DX実践の目的
バックオフィス
参照:独立行政法人中小企業基盤整備機構. “株式会社宝寿園/IT導入補助金2021活用事例”. IT導入補助金2021活用事例. https://it-case.smrj.go.jp/2021/houju, (参照 2023-11-1)