事例紹介

名刺・顧客管理のデジタル化により業務・営業活動の効率化を実現

POINT

【日本機電西日本販売株式会社】

・名刺情報の一元管理により、顧客情報を共有し、外出先や代理での対応が可能になった

・案内ハガキをメールに変更し、時間と経費を削減

・問い合わせ情報に基づいた効率的な営業活動が可能になった

取組イメージ

○建築機械器具賃貸や建設用仮設資材のリース・販売を行っているが、営業担当者が顧客の名刺をフォルダーにファイリングして個々で管理しており、情報が共有されていなかった。

○担当者変更による引継ぎの際は、大量の名刺を手渡し、口頭で情報を伝えており、時間や手間がかかっていた。

○顧客への案内ハガキ送付の際、担当者がExcelに名刺情報を入力し、それを本社で転記する二重作業が発生していた。入力ミスにより、宛先不明で返送されることも多々あった。また、送付関連の経費が年間数十万円に達していた。

○ホームページでの顧客からの問い合わせ情報は別で管理されていたため、営業活動に結びついていなかった。

○名刺情報をクラウドサービスで一元管理した。外出先からも顧客情報にアクセスできるようし、新規登録や情報変更をリアルタイムで可能にした。

○顧客情報は一覧表示でき、検索機能も備えた。

○案内ハガキを廃止し、商品情報などをメールで一斉送信できるようにした。

○ホームページとクラウドサービスを連携させ、ホームページからの問い合わせ情報もクラウド上で管理できるようにした。

効　果

○名刺情報はスキャンによる登録のため、入力作業が不要になり、入力ミスがなくなった。

○顧客情報を一覧で可視化できるため、引継ぎ時の作業が軽減され、伝達漏れがなくなった。

○担当者不在時の顧客からの急な問い合わせにも、共有情報をもとに、代理回答することで、迅速に顧客対応ができるようになった。

○商品案内を大量に一斉送信できるようになり、ハガキ代、インク代、郵送費、人件費を削減できた。ハガキ作成、送付先リストの作成にかかる時間が不要になり、業務負担も軽減した。

○ホームページとの連携により、問合せのあった顧客情報がクラウド上に登録され、問合せ履歴から顧客の関心に沿った提案活動が可能になり、効率的にアプローチできるようになった。

使用ツール	ホットプロファイル＞
取り扱い企業	株式会社ハンモック＞
ツール概要	名刺をデータ化して顧客情報を一元管理し、営業活動を支援するクラウド型ツール

顧客（取引先）との関係強化

業務プロセスの効率化

社内の働き方改革

セールス