事例紹介

勤怠管理業務のデジタル化で業務効率化。外部委託経費の削減

POINT

【有限会社このみや】

・勤怠管理作業にかかる時間が年間169時間から16時間に大幅に短縮

・勤務時間集計エラーが０に

・給与計算業務の委託費が年間60万円削減

取組イメージ

○洋服修理業、靴リペア業、古物商を7店舗営んでいるが、タイムカードでの手動打刻と手計算による給料計算を行っており、計算ミスが発生するなど、手間と時間がかかっていた。また、勤務状況を紙で管理していたため、有給取得状況や失効日数等の確認にも手間がかかっていた。

○タイムカードの集計締切から、銀行振り込み、給与支給日までがタイトなスケジュールとなっているため、宅配便でタイムカードを各店舗から取り寄せていたが、コストが高かった。

○社会保険労務士事務所に給与計算の精査とチェックを外注していたため、費用負担が大きかった。

○従業員の希望や業務スケジュールをもとに、手作業でシフトを作成しており、時間と手間がかかっていた。

○紙のタイムカードを廃止し、ICカードで出退勤の記録が取れる勤怠管理システムを導入した。

○シフト管理の機能により、従業員の希望や業務スケジュールに基づいて自動的にシフトを作成するようにした。また、従業員がスマートフォンでシフトの確認や変更ができるようにした。

○勤怠情報から自動的に給与計算データが生成されるようにした。

効　果

○シフト作成から給料明細発行までの作業時間が、年間169時間から16時間へ大幅に削減できた（削減率90.5％）。特に勤怠・シフト管理業務が削減できたことにより、事務職専任従業員1人を生産部門へ異動し、生産性が向上。人的資源を効率的に活用できるようになった。

○シフト通りの出勤がないとエラーが出るため、欠勤、早退、遅刻がリアルタイムで確認でき、遠隔店舗の状況が把握できるようになった。また、有給休暇の付与日数、失効日数等がシステム上で自動計算されるので、取得状況をリストで管理できるようになった。

○社会保険労務士への委託費が年間60万円削減できた。

広島県デジタルサービス活用型人手不足対策事業補助金

固定費の削減

業務プロセスの効率化

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