事例紹介
書類を電子化して報告・入力作業時間を削減、負荷が大幅に減少
POINT
【株式会社アクアライン】
・「サービス書」を電子化し、報告に要する時間が月約3時間削減
・受注情報や売上情報の自動登録で、計算ミス、転記ミスを削減
取組イメージ
課題内容
○水回りのトラブルに対応する事業を展開している。本部から加盟店に作業指示を記載した「サービス書」を送り、加盟店のスタッフが現地に行って見積書・作業完了書・請求書・領収書などを「サービス書」に追加作成し、本部へFAXで返送しているが、FAXをやり取りする時間や手間、計算ミスが発生していた。また、本部の社員は、多いときで1日500枚以上受領する「サービス書」に記載の受注情報や売上情報をシステムに転記入力するのに時間がかかっていた。
実施概要
○「サービス書」が作成、追記できる現場帳票システムを導入。本部のコールセンターで受注情報に基づいた作業指示をシステム上の「サービス書」に入力し、URLを加盟店にメール送信するようにした。
○加盟店のスタッフはタブレットでURLを開き、作業指示を基に修理箇所を調査し、見積書や作業内容などを入力できるようにした。入力情報がシステムに時系列で記録され、リアルタイムに情報共有できるようにした。
○基幹システムと現場帳票システムを連携させ、加盟店のスタッフが作業完了を入力すると、受注情報や売上情報が自動登録されるようにした。
効 果
○加盟店スタッフの書類作成と本部への報告に要する時間が、1日あたり約10分、月間で約3時間削減できた。
○現場のスタッフが金額をシステムに直接入力することにより、計算ミスがなくなった。また、受注情報や売上情報がリアルタイムで可視化され、迅速な経営判断に活用できるようになった。
ITツール
| 使用ツール | i-Reporter ＞ |
|---|---|
| 取り扱い企業 | 株式会社シムトップス ＞ |
| ツール概要 | 現場帳票の電子化システム |
補助金活用
課題分類
生産プロセスの改善
業務プロセスの効率化
社内の働き方改革
DX実践の目的
コミュニケーション