事例紹介
口座振替登録申請書の業務を自動化!処理時間を80%削減
POINT
・口座振替依頼書の処理時間を80%削減
・業務に伴うミスも人的リソースも削減
・アンケートのとりまとめなど他の業務にも応用
取組イメージ
![取組イメージ](./uploads/case_studies/0353.png)
課題内容
〇学校施設を活用し地域と共に子どもを応援する放課後の居場所「アフタースクール」を運営・展開しているが、口座登録申請業務に課題があった。
・何千にも及ぶ口座振替依頼書のうち、12月~3月頃には2000件ほどを手作業で入力する必要があり、新しく人を雇い入れたりボランティアにお願いしたりなど人的リソースが割かれていた。
・手入力によるミスを発生させないためのチェックに工数がかかり、それでも見落としが発生するとそのまま金融機関まで情報が送付され、差し戻し対応に追われていた。
実施概要
〇AI-OCRとRPAツールを導入した。
〇口座振替依頼書をAI-OCRで読み取り、その結果をRPAツールで自動的に営業支援ツールへ入力・採番し、口座振替用のサイトに入力する流れに変更した。
効 果
〇業務自動化により、口座振替依頼書の処理時間は1件あたり5分から1分に短縮(80%削減)し、ミスも減少した。
〇チェック作業人員も含め2人で対応できるようになった。
〇アンケートやプログラム応募用紙などの他の業務にも活用でき、紙書類の入力作業も軽減し、子どもたちの育成により注力できるようになった。
苦労点
RPAツールは、覚えることが多く大変だったが、一旦覚えてしまえば変数の設定方法や自動化などができるようになった。
ITツール
使用ツール | SmartRead > |
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取り扱い企業 | 株式会社Cogent Labs > |
ツール概要 | 最先端のAIによって文書のデータ化を自動化する次世代AI OCR |
使用ツール | Uipath > |
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取り扱い企業 | Uipath株式会社 > |
ツール概要 | 様々なシステムと連携して幅広い操作を自動化するRPAツール |
補助金活用
課題分類
業務プロセスの効率化
人手の確保・育成
DX実践の目的
バックオフィス
参照:株式会社 Cogent Labs. “「Tegaki」と「UiPath」を活用し、口座振替登録申請書の業務を自動化!処理時間を80%削減”. 導入事例 . 2022-9-1. https://www.smartread.jp/case/houkagonpoafterschool, (参照 2024-2-26)